ಹಂತ ಹಂತದ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ
RentalPro – ಬಳಸುವ ವಿಧಾನ (SOP)
Equipment Rental Billing. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕೆಲಸವನ್ನು ಸುಲಭ ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ವಿವರಿಸಲಾಗಿದೆ. ಮೇಲಿನಿಂದ ಕೆಳಗೆ ಓದಿ, ಅಥವಾ ನಿಮಗೆ ಬೇಕಾದ ಕೆಲಸದ ಮೇಲೆ ನೇರವಾಗಿ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ.
ವಿಷಯ ಸೂಚಿ · 14
1. ಲಾಗಿನ್ ಮಾಡುವುದು ಹೇಗೆ
↑ ಮೇಲೆ- ನಿಮ್ಮ ಉತ್ಪನ್ನದ ಲಿಂಕ್ ತೆರೆಯಿರಿ (ಉದಾ: bizsuite.digitsparx.com/rentalpro/).
- Business ID ನಮೂದಿಸಿ – ಇದನ್ನು Digit Sparx ನಿಮಗೆ ನೀಡುತ್ತದೆ (ಡೆಮೊಗೆ: demo-rentalpro).
- Username ಮತ್ತು Password ನಮೂದಿಸಿ → Login. ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ನೋಡಲು 👁 ಕಣ್ಣಿನ ಬಟನ್ ಒತ್ತಿ.
- ಡೆಮೊ ನೋಡಬೇಕೆ? ಲಾಗಿನ್ ಪುಟದಲ್ಲಿ "Fill demo login" ಒತ್ತಿ – admin / admin123 ತಾನಾಗಿ ತುಂಬುತ್ತದೆ.
- 5 ಬಾರಿ ತಪ್ಪು ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಹಾಕಿದರೆ 15 ನಿಮಿಷ ಲಾಗಿನ್ ನಿಲ್ಲುತ್ತದೆ (ಭದ್ರತೆಗಾಗಿ).
ಸಲಹೆ: ನಿಮ್ಮ ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಯಾರಿಗೂ ಹೇಳಬೇಡಿ. ಪ್ರತಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಬೇರೆ ಯೂಸರ್ ಮಾಡಿ.
2. ಮೊದಲ ದಿನದ ಸೆಟಪ್ (ಒಮ್ಮೆ ಮಾತ್ರ)
↑ ಮೇಲೆ- Business Settings ತೆರೆಯಿರಿ: ಅಂಗಡಿಯ ಹೆಸರು, ವಿಳಾಸ, ಫೋನ್, GSTIN, ರಾಜ್ಯ, ಲೋಗೋ, ಬ್ಯಾಂಕ್ / UPI ಮತ್ತು ಬಿಲ್ ಷರತ್ತುಗಳು → Save. ಇವೆಲ್ಲ ಪ್ರತಿ ಬಿಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಮುದ್ರಣವಾಗುತ್ತವೆ.
- Categories ರಚಿಸಿ – ಉದಾ: "Mobiles", "Accessories" ಅಥವಾ "Starters".
- ನಿಮ್ಮ ಐಟಂ / ಉತ್ಪನ್ನಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸಿ (ಕೆಳಗಿನ ಉತ್ಪನ್ನ ವಿಭಾಗ ನೋಡಿ).
- Suppliers ಮತ್ತು ಹಳೆಯ Customers ಸೇರಿಸಿ. ಹಳೆಯ ಬಾಕಿ ಇದ್ದರೆ Opening balance ನಲ್ಲಿ ಬರೆಯಿರಿ.
- ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ Users & Roles ನಲ್ಲಿ ಬೇರೆ ಲಾಗಿನ್ ಮಾಡಿ (Manager, Cashier…). ಪ್ರತಿ ರೋಲ್‌ಗೆ ಅದರ ಕೆಲಸದ ಪುಟಗಳು ಮಾತ್ರ ಕಾಣುತ್ತವೆ.
3. ಉಪಕರಣ ಮತ್ತು ಯೂನಿಟ್‌ಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸುವುದು
↑ ಮೇಲೆ- Equipment Models → Add: ಹೆಸರು (Laptop i5), ದಿನ / ವಾರ / ತಿಂಗಳ ಬಾಡಿಗೆ, ಭದ್ರತಾ ಠೇವಣಿ, ವಿವರಣೆ. "Track by serial" ON.
- ಪ್ರತಿ ನಿಜವಾದ ಯಂತ್ರ ಒಂದು ಸೀರಿಯಲ್ – Purchases ನಲ್ಲಿ ಸೀರಿಯಲ್ ಸಂಖ್ಯೆ ಸಾಲಿಗೆ ಒಂದು ಬರೆಯಿರಿ. Asset Units ನಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿ ಯೂನಿಟ್‌ನ ಸ್ಥಿತಿ ಕಾಣುತ್ತದೆ.
4. ಬುಕಿಂಗ್ ಮಾಡುವುದು
↑ ಮೇಲೆ- New Booking → From ಮತ್ತು To ದಿನಾಂಕ-ಸಮಯ → Check availability.
- ಆ ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಬುಕ್ ಆಗಿರುವ ಯೂನಿಟ್ Busy ಎಂದು ಕಾಣುತ್ತದೆ – ಡಬಲ್ ಬುಕಿಂಗ್ ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ನಿರ್ವಹಣೆಯಲ್ಲಿರುವ ಯೂನಿಟ್ ಸಹ ಬ್ಲಾಕ್.
- ಯೂನಿಟ್ ಟಿಕ್ ಮಾಡಿ, ಬಾಡಿಗೆ ವಿಧ (ದಿನ / ವಾರ / ತಿಂಗಳು) ಮತ್ತು ದರ, ಗ್ರಾಹಕ, ಸೈಟ್ ವಿಳಾಸ → Create booking.
5. ಉಪಕರಣ ಹಸ್ತಾಂತರ (Issue)
↑ ಮೇಲೆ- ಬುಕಿಂಗ್ ತೆರೆಯಿರಿ → ಪ್ರತಿ ಯೂನಿಟ್ ಸ್ಥಿತಿ ಬರೆಯಿರಿ, ಭದ್ರತಾ ಠೇವಣಿ ಮತ್ತು ವಿಧಾನ → Issue. ಯೂನಿಟ್ "rented" ಆಗುತ್ತದೆ.
- Print ಮೂಲಕ ಡೆಲಿವರಿ ನೋಟ್ ತೆಗೆದು ಸಹಿ ಪಡೆಯಿರಿ.
6. ಉಪಕರಣ ಮರಳಿ ಬಂದಾಗ (Return)
↑ ಮೇಲೆ- ಬುಕಿಂಗ್ ತೆರೆಯಿರಿ → ಮರಳಿದ ಸಮಯ, ಸ್ಥಿತಿ; ಹಾನಿಯಾಗಿದ್ದರೆ Damaged ಟಿಕ್ ಮಾಡಿ (ಯೂನಿಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ಹೋಗುತ್ತದೆ).
- ತಡ ಶುಲ್ಕ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ; ಹಾನಿ ಶುಲ್ಕ ಬರೆಯಿರಿ.
- "Adjust deposit against the invoice" ಟಿಕ್ → ಬಾಡಿಗೆ ಬಿಲ್ ತಾನಾಗಿ ತಯಾರಾಗುತ್ತದೆ.
- ಉಳಿದ ಠೇವಣಿ: Refund deposit ಮೂಲಕ ಹಿಂತಿರುಗಿಸಿ.
7. ತಡವಾದ ವಾಪಸಾತಿ ಮತ್ತು ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್
↑ ಮೇಲೆ- Overdue Returns – ಸಮಯಕ್ಕೆ ಮರಳದವು, WhatsApp Remind ಬಟನ್ ಜೊತೆ.
- Availability Calendar – ಯಾವ ಸರಕು ಯಾವಾಗ ಹೊರಗಿದೆ ಎಂಬ ತಿಂಗಳ ಚಾರ್ಟ್.
- Maintenance & Damage – ರಿಪೇರಿ ದಾಖಲೆ; ಮುಚ್ಚುವಾಗ ವೆಚ್ಚವನ್ನು Expenses ಗೆ ಸೇರಿಸಬಹುದು.
8. ಪಾವತಿ, ಸಾಲ (ಖಾತೆ) ಮತ್ತು ಮುಂಗಡ
↑ ಮೇಲೆ- ಬಿಲ್ ಮಾಡುವಾಗ ಪಾವತಿ ವಿಧಾನ ಆರಿಸಿ: Cash, UPI, Card, Bank, Cheque. ಸ್ವಲ್ಪ ನಗದು + ಸ್ವಲ್ಪ UPI ಆದರೆ "Split payment" ಒತ್ತಿ.
- ಪೂರ್ತಿ ಹಣ ಬಂದಿಲ್ಲವೆ? ಬಂದಷ್ಟು ಬರೆಯಿರಿ – ಉಳಿದದ್ದು ಸಾಲ ಆಗುತ್ತದೆ (ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಆರಿಸುವುದು ಅಗತ್ಯ; ವಾಕ್-ಇನ್ ಗ್ರಾಹಕರು ಪೂರ್ತಿ ಪಾವತಿಸಬೇಕು).
- ನಂತರ ಹಣ ಬಂದರೆ: Payments → Receive → ಗ್ರಾಹಕ / ಬಿಲ್ ಆರಿಸಿ → ಮೊತ್ತ → Save. ರಸೀದಿ ಸಂಖ್ಯೆ ತಾನಾಗಿ ಬರುತ್ತದೆ.
- ಗ್ರಾಹಕರು ಮುಂಗಡ ಕೊಟ್ಟರೆ: Payments → Receive → ಬಿಲ್ ಆರಿಸಬೇಡಿ (on account). ಮುಂದಿನ ಬಿಲ್‌ನಲ್ಲಿ "Use advance / credit" ಟಿಕ್ ಮಾಡಿ.
- ಗ್ರಾಹಕರ ಪುಟದಲ್ಲಿನ WhatsApp reminder ಬಟನ್‌ನಿಂದ ಬಾಕಿ ನೆನಪಿಸಬಹುದು.
9. ತಪ್ಪು ಬಿಲ್, ಹಿಂತಿರುಗಿಸುವಿಕೆ ಮತ್ತು ರದ್ದು
↑ ಮೇಲೆ- ಉಳಿಸಿದ ಬಿಲ್ ಅಳಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ (GST ನಿಯಮ). ತಪ್ಪಾದರೆ ಬಿಲ್ ತೆರೆಯಿರಿ → "Cancel document" → ಕಾರಣ ಬರೆಯಿರಿ.
- ಬಿಲ್‌ಗೆ ಈಗಾಗಲೇ ಪಾವತಿ ಇದ್ದರೆ, ಮೊದಲು Payments ನಲ್ಲಿ ಆ ಪಾವತಿಯನ್ನು Void ಮಾಡಿ, ನಂತರ ಬಿಲ್ ರದ್ದು ಮಾಡಿ.
- ಗ್ರಾಹಕರು ಸರಕು ಹಿಂತಿರುಗಿಸಿದರೆ: ಬಿಲ್ ತೆರೆಯಿರಿ → "Return items (credit note)" → ಎಷ್ಟು ಬಂತು → ಹಣ ವಾಪಸ್ (ನಗದು / UPI) ಅಥವಾ ಕ್ರೆಡಿಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಿ. ಸ್ಟಾಕ್ ತಾನಾಗಿ ಮರಳುತ್ತದೆ.
10. ಬಿಲ್ ಪ್ರಿಂಟ್, PDF ಮತ್ತು WhatsApp
↑ ಮೇಲೆ- ಉಳಿಸಿದ ತಕ್ಷಣ ಬಿಲ್ ಪುಟ ತೆರೆಯುತ್ತದೆ. Print = A4 ಪ್ರಿಂಟ್, PDF = ಡೌನ್‌ಲೋಡ್, WhatsApp = ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಸಂದೇಶ.
- ಹಳೆಯ ಬಿಲ್ ಹುಡುಕಲು: Invoices → ಹೆಸರು, ಮೊಬೈಲ್ ಅಥವಾ ಬಿಲ್ ಸಂಖ್ಯೆಯಿಂದ ಹುಡುಕಿ.
11. ಖರ್ಚುಗಳು (Expenses)
↑ ಮೇಲೆ- Expenses → Add: ಬಾಡಿಗೆ, ವಿದ್ಯುತ್, ಸಂಬಳ, ಟೀ… ದಿನಾಂಕ, ಮೊತ್ತ, ವಿಧಾನ ಬರೆಯಿರಿ → Save.
ಸಲಹೆ: ಪ್ರತಿದಿನ ಸಂಜೆ ಖರ್ಚು ನಮೂದಿಸಿ – ತಿಂಗಳ ಕೊನೆಯ ವರದಿ ಸರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ.
12. ವರದಿಗಳು – ದಿನ / ವಾರ / ತಿಂಗಳು / ವರ್ಷ
↑ ಮೇಲೆ- Reports ತೆರೆಯಿರಿ → ವರದಿ ಆರಿಸಿ (Sales summary, Item-wise, GST, Collections, Outstanding, Expenses…).
- Today / This week / This month / This year ಬಟನ್ ಒತ್ತಿ ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ದಿನಾಂಕ ನಮೂದಿಸಿ.
- Collections = ಯಾವ ಕ್ಯಾಷಿಯರ್ ಎಷ್ಟು ನಗದು / UPI / ಕಾರ್ಡ್ ಪಡೆದರು – ಸಂಜೆ ಕ್ಯಾಶ್ ಡ್ರಾಯರ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಹೊಂದಿಸಿ.
- ಪ್ರತಿ ವರದಿಯನ್ನು Export CSV ಮೂಲಕ Excel ನಲ್ಲಿ ತೆರೆಯಬಹುದು – CA ಗೆ ಕಳುಹಿಸಬಹುದು.
- ಗಮನಿಸಿ: "Sales" ವಹಿವಾಟು, ಲಾಭವಲ್ಲ. "Profit (estimate)" ಖರೀದಿ ಬೆಲೆಯಿಂದ ಮಾಡಿದ ಅಂದಾಜು ಮಾತ್ರ.
13. ದೈನಂದಿನ ಕ್ರಮ (ಚೆಕ್‌ಲಿಸ್ಟ್)
↑ ಮೇಲೆ- ಬೆಳಿಗ್ಗೆ: ಲಾಗಿನ್ → Dashboard ನಲ್ಲಿ ಇಂದಿನ ಮಾರಾಟ, ಬಾಕಿ ಮತ್ತು ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳನ್ನು ನೋಡಿ.
- ದಿನವಿಡೀ: ಬಿಲ್ ಮಾಡಿ; ಸರಕು ಬಂದಾಗ Purchase ನಮೂದಿಸಿ.
- ಸಂಜೆ: Reports → Collections ಮೂಲಕ ನಗದು ಹೊಂದಿಸಿ, Expenses ನಮೂದಿಸಿ.
- ವಾರಕ್ಕೊಮ್ಮೆ: Backup & Restore → "Download backup now" → ಫೈಲ್ ಅನ್ನು Google Drive / ಪೆನ್ ಡ್ರೈವ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಿ.
14. ಮುಖ್ಯ ಅಂಶಗಳು
↑ ಮೇಲೆ- ಖಾತೆಯಲ್ಲಿ "Read-only" ಕಂಡರೆ ನವೀಕರಣ ಬಾಕಿ ಇದೆ – ಡೇಟಾ ಸುರಕ್ಷಿತ, ಹೊಸ ನಮೂದು ಮಾತ್ರ ಆಗುವುದಿಲ್ಲ. Digit Sparx ಗೆ ಕರೆ ಮಾಡಿ: +91 98187 54881.
- ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಬದಲಿಸಲು: ಮೇಲೆ ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರಿನ ಮೇಲೆ ಕ್ಲಿಕ್ → My profile & password.
- ಯಾವುದೇ ಸಮಸ್ಯೆ: Support ನಲ್ಲಿ ಟಿಕೆಟ್ ಹಾಕಿ ಅಥವಾ WhatsApp ಮಾಡಿ +91 70656 71504 / +91 98187 54881.
ಸಲಹೆ: ಡೆಮೊ ಖಾತೆಯಲ್ಲಿ (admin / admin123) ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್, ಯೂಸರ್ ಅಥವಾ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್ ಬದಲಿಸಲು ಅನುಮತಿ ಇಲ್ಲ – ಇದು ನೋಡಲು ಮಾತ್ರ.
Digit Sparx Pvt. Ltd. · ಸಹಾಯ ಬೇಕೆ? ಕರೆ / WhatsApp +91 98187 54881 · WhatsApp +91 70656 71504 · sales@digitsparx.com