ಹಂತ ಹಂತದ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ
PathLabPro – ಬಳಸುವ ವಿಧಾನ (SOP)
Pathology Lab Management & Billing. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕೆಲಸವನ್ನು ಸುಲಭ ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ವಿವರಿಸಲಾಗಿದೆ. ಮೇಲಿನಿಂದ ಕೆಳಗೆ ಓದಿ, ಅಥವಾ ನಿಮಗೆ ಬೇಕಾದ ಕೆಲಸದ ಮೇಲೆ ನೇರವಾಗಿ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ.
ವಿಷಯ ಸೂಚಿ · 15
1. ಲಾಗಿನ್ ಮಾಡುವುದು ಹೇಗೆ
↑ ಮೇಲೆ- ನಿಮ್ಮ ಉತ್ಪನ್ನದ ಲಿಂಕ್ ತೆರೆಯಿರಿ (ಉದಾ: bizsuite.digitsparx.com/pathlabpro/).
- Business ID ನಮೂದಿಸಿ – ಇದನ್ನು Digit Sparx ನಿಮಗೆ ನೀಡುತ್ತದೆ (ಡೆಮೊಗೆ: demo-pathlabpro).
- Username ಮತ್ತು Password ನಮೂದಿಸಿ → Login. ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ನೋಡಲು 👁 ಕಣ್ಣಿನ ಬಟನ್ ಒತ್ತಿ.
- ಡೆಮೊ ನೋಡಬೇಕೆ? ಲಾಗಿನ್ ಪುಟದಲ್ಲಿ "Fill demo login" ಒತ್ತಿ – admin / admin123 ತಾನಾಗಿ ತುಂಬುತ್ತದೆ.
- 5 ಬಾರಿ ತಪ್ಪು ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಹಾಕಿದರೆ 15 ನಿಮಿಷ ಲಾಗಿನ್ ನಿಲ್ಲುತ್ತದೆ (ಭದ್ರತೆಗಾಗಿ).
ಸಲಹೆ: ನಿಮ್ಮ ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಯಾರಿಗೂ ಹೇಳಬೇಡಿ. ಪ್ರತಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಬೇರೆ ಯೂಸರ್ ಮಾಡಿ.
2. ಮೊದಲ ದಿನದ ಸೆಟಪ್ (ಒಮ್ಮೆ ಮಾತ್ರ)
↑ ಮೇಲೆ- Business Settings ತೆರೆಯಿರಿ: ಅಂಗಡಿಯ ಹೆಸರು, ವಿಳಾಸ, ಫೋನ್, GSTIN, ರಾಜ್ಯ, ಲೋಗೋ, ಬ್ಯಾಂಕ್ / UPI ಮತ್ತು ಬಿಲ್ ಷರತ್ತುಗಳು → Save. ಇವೆಲ್ಲ ಪ್ರತಿ ಬಿಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಮುದ್ರಣವಾಗುತ್ತವೆ.
- Test Catalogue + Referring Doctors ರಚಿಸಿ – ಉದಾ: "Mobiles", "Accessories" ಅಥವಾ "Starters".
- ನಿಮ್ಮ ಐಟಂ / ಉತ್ಪನ್ನಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸಿ (ಕೆಳಗಿನ ಉತ್ಪನ್ನ ವಿಭಾಗ ನೋಡಿ).
- Suppliers ಮತ್ತು ಹಳೆಯ Patients ಸೇರಿಸಿ. ಹಳೆಯ ಬಾಕಿ ಇದ್ದರೆ Opening balance ನಲ್ಲಿ ಬರೆಯಿರಿ.
- ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ Users & Roles ನಲ್ಲಿ ಬೇರೆ ಲಾಗಿನ್ ಮಾಡಿ (Manager, Cashier…). ಪ್ರತಿ ರೋಲ್‌ಗೆ ಅದರ ಕೆಲಸದ ಪುಟಗಳು ಮಾತ್ರ ಕಾಣುತ್ತವೆ.
3. ಪರೀಕ್ಷಾ ಕ್ಯಾಟಲಾಗ್ (ಮಾಲೀಕ / ಪ್ಯಾಥಾಲಜಿಸ್ಟ್)
↑ ಮೇಲೆ- Test Catalogue → New test: ಕೋಡ್, ಹೆಸರು, ವಿಭಾಗ, ಮಾದರಿ (ರಕ್ತ / ಸೀರಮ್ / ಮೂತ್ರ), ಟ್ಯೂಬ್, ಬೆಲೆ, ವರದಿ ಸಮಯ.
- ಪ್ರತಿ ಪರೀಕ್ಷೆಯ ಪ್ಯಾರಾಮೀಟರ್‌ಗಳು: ಹೆಸರು, ಯೂನಿಟ್ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಲ್ಯಾಬ್‌ನ ರೆಫರೆನ್ಸ್ ರೇಂಜ್. ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ತಾನಾಗಿ ಯಾವುದೇ ರೇಂಜ್ ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ (ಡೆಮೊದಲ್ಲಿ ಉದ್ದೇಶಪೂರ್ವಕವಾಗಿ ಖಾಲಿ).
- Profiles & Packages: ಹಲವು ಪರೀಕ್ಷೆಗಳು ಒಂದೇ ಬೆಲೆಗೆ. Referring Doctors, Collection Staff.
- Business Settings: ಪ್ಯಾಥಾಲಜಿಸ್ಟ್ ಹೆಸರು, ಅರ್ಹತೆ, ವರದಿಯ ಅಡಿಟಿಪ್ಪಣಿ.
4. ರೋಗಿಯ ನೋಂದಣಿ
↑ ಮೇಲೆ- New Registration: ಹಳೆಯ ರೋಗಿಯನ್ನು ಹುಡುಕಿ ಅಥವಾ ಹೊಸದು (ಶೀರ್ಷಿಕೆ, ಹೆಸರು, ವಯಸ್ಸು, ಲಿಂಗ, ಮೊಬೈಲ್), ವೈದ್ಯ, ಪರೀಕ್ಷೆಗಳನ್ನು ಆರಿಸಿ.
- ಮನೆಯಿಂದ ಮಾದರಿ ಬೇಕಾದರೆ Home collection + ವಿಳಾಸ + ಸಮಯ.
- ರಿಯಾಯಿತಿ, ಪಾವತಿ → Register & create bill. ರೋಗಿ ID, ಬಿಲ್ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿ ಮಾದರಿಗೆ ಆಕ್ಸೆಶನ್ ಸಂಖ್ಯೆ ತಾನಾಗಿ.
- Sample labels (ಬಾರ್‌ಕೋಡ್) ಪ್ರಿಂಟ್ ಮಾಡಿ ಟ್ಯೂಬ್‌ಗೆ ಅಂಟಿಸಿ.
5. ಮಾದರಿ ಸಂಗ್ರಹ / ಸ್ವೀಕಾರ / ತಿರಸ್ಕಾರ
↑ ಮೇಲೆ- Sample Tracking: Collected → ಲ್ಯಾಬ್ ತಲುಪಿದಾಗ Receive in lab.
- ಮಾದರಿ ಕೆಟ್ಟಿದ್ದರೆ (ಹೀಮೊಲೈಸ್ಡ್, ಹೆಪ್ಪುಗಟ್ಟಿದ, ಕಡಿಮೆ ಪ್ರಮಾಣ…): ಕಾರಣ ಆರಿಸಿ Reject → ಹೊಸ ಆಕ್ಸೆಶನ್ ಸಂಖ್ಯೆ ತಾನಾಗಿ; ಮತ್ತೆ ಮಾದರಿ ಪಡೆಯಿರಿ.
6. ಫಲಿತಾಂಶ ನಮೂದಿಸುವುದು
↑ ಮೇಲೆ- Result Entry → ಆರ್ಡರ್ ತೆರೆಯಿರಿ → ಪ್ರತಿ ಪ್ಯಾರಾಮೀಟರ್ ಮೌಲ್ಯ ಬರೆಯಿರಿ → Save.
- H / L ಗುರುತು ಸರಳ ಸಂಖ್ಯಾ ರೇಂಜ್ ಇದ್ದಾಗ ಮಾತ್ರ ತಾನಾಗಿ ಬರುತ್ತದೆ (ಉದಾ 13.0 - 17.0). ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ನೀವೇ ಆರಿಸಿ.
7. ಪರಿಶೀಲನೆ ಮತ್ತು ಅನುಮೋದನೆ (ಪ್ಯಾಥಾಲಜಿಸ್ಟ್)
↑ ಮೇಲೆ- Validation & Approval → Validate → Approve. ತಪ್ಪು ಕಂಡರೆ ಕಾರಣ ಬರೆದು Send back.
- ಫಲಿತಾಂಶ ನಮೂದಿಸಿದವರೇ ಅನುಮೋದಿಸಲಾಗದು (ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್‌ನಲ್ಲಿ self-approval ON ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ).
8. ವರದಿ ನೀಡುವುದು ಮತ್ತು ತಿದ್ದುವುದು
↑ ಮೇಲೆ- Lab Reports → ಆರ್ಡರ್ ತೆರೆಯಿರಿ → Issue final report. ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಅನುಮೋದಿತ ಪರೀಕ್ಷೆಗಳು ಮಾತ್ರ; ಉಳಿದವು "results to follow".
- Print / PDF / WhatsApp ಮಾಡಿ.
- ವರದಿಯ ನಂತರ ತಪ್ಪು ಕಂಡರೆ: Reopen (ಕಾರಣ) → ಫಲಿತಾಂಶ ತಿದ್ದಿ → ಮತ್ತೆ ಅನುಮೋದನೆ → ಹೊಸ ಆವೃತ್ತಿ (amended). ಹಳೆಯದು "Superseded" ಆಗುತ್ತದೆ.
- Home Collection: ದಿನದ ಭೇಟಿಗಳು, ಸಂಗ್ರಾಹಕರ ನಿಯೋಜನೆ, Collected.
ಸಲಹೆ: ವರದಿಯ ಅರ್ಥವನ್ನು ಯಾವಾಗಲೂ ಅರ್ಹ ವೈದ್ಯರೇ ವಿವರಿಸಬೇಕು.
9. ಪಾವತಿ, ಸಾಲ (ಖಾತೆ) ಮತ್ತು ಮುಂಗಡ
↑ ಮೇಲೆ- ಬಿಲ್ ಮಾಡುವಾಗ ಪಾವತಿ ವಿಧಾನ ಆರಿಸಿ: Cash, UPI, Card, Bank, Cheque. ಸ್ವಲ್ಪ ನಗದು + ಸ್ವಲ್ಪ UPI ಆದರೆ "Split payment" ಒತ್ತಿ.
- ಪೂರ್ತಿ ಹಣ ಬಂದಿಲ್ಲವೆ? ಬಂದಷ್ಟು ಬರೆಯಿರಿ – ಉಳಿದದ್ದು ಸಾಲ ಆಗುತ್ತದೆ (ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಆರಿಸುವುದು ಅಗತ್ಯ; ವಾಕ್-ಇನ್ ಗ್ರಾಹಕರು ಪೂರ್ತಿ ಪಾವತಿಸಬೇಕು).
- ನಂತರ ಹಣ ಬಂದರೆ: Payments → Receive → ಗ್ರಾಹಕ / ಬಿಲ್ ಆರಿಸಿ → ಮೊತ್ತ → Save. ರಸೀದಿ ಸಂಖ್ಯೆ ತಾನಾಗಿ ಬರುತ್ತದೆ.
- ಗ್ರಾಹಕರು ಮುಂಗಡ ಕೊಟ್ಟರೆ: Payments → Receive → ಬಿಲ್ ಆರಿಸಬೇಡಿ (on account). ಮುಂದಿನ ಬಿಲ್‌ನಲ್ಲಿ "Use advance / credit" ಟಿಕ್ ಮಾಡಿ.
- ಗ್ರಾಹಕರ ಪುಟದಲ್ಲಿನ WhatsApp reminder ಬಟನ್‌ನಿಂದ ಬಾಕಿ ನೆನಪಿಸಬಹುದು.
10. ತಪ್ಪು ಬಿಲ್, ಹಿಂತಿರುಗಿಸುವಿಕೆ ಮತ್ತು ರದ್ದು
↑ ಮೇಲೆ- ಉಳಿಸಿದ ಬಿಲ್ ಅಳಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ (GST ನಿಯಮ). ತಪ್ಪಾದರೆ ಬಿಲ್ ತೆರೆಯಿರಿ → "Cancel document" → ಕಾರಣ ಬರೆಯಿರಿ.
- ಬಿಲ್‌ಗೆ ಈಗಾಗಲೇ ಪಾವತಿ ಇದ್ದರೆ, ಮೊದಲು Payments ನಲ್ಲಿ ಆ ಪಾವತಿಯನ್ನು Void ಮಾಡಿ, ನಂತರ ಬಿಲ್ ರದ್ದು ಮಾಡಿ.
- ಗ್ರಾಹಕರು ಸರಕು ಹಿಂತಿರುಗಿಸಿದರೆ: ಬಿಲ್ ತೆರೆಯಿರಿ → "Return items (credit note)" → ಎಷ್ಟು ಬಂತು → ಹಣ ವಾಪಸ್ (ನಗದು / UPI) ಅಥವಾ ಕ್ರೆಡಿಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಿ. ಸ್ಟಾಕ್ ತಾನಾಗಿ ಮರಳುತ್ತದೆ.
11. ಬಿಲ್ ಪ್ರಿಂಟ್, PDF ಮತ್ತು WhatsApp
↑ ಮೇಲೆ- ಉಳಿಸಿದ ತಕ್ಷಣ ಬಿಲ್ ಪುಟ ತೆರೆಯುತ್ತದೆ. Print = A4 ಪ್ರಿಂಟ್, PDF = ಡೌನ್‌ಲೋಡ್, WhatsApp = ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಸಂದೇಶ.
- ಹಳೆಯ ಬಿಲ್ ಹುಡುಕಲು: Invoices → ಹೆಸರು, ಮೊಬೈಲ್ ಅಥವಾ ಬಿಲ್ ಸಂಖ್ಯೆಯಿಂದ ಹುಡುಕಿ.
12. ಖರ್ಚುಗಳು (Expenses)
↑ ಮೇಲೆ- Expenses → Add: ಬಾಡಿಗೆ, ವಿದ್ಯುತ್, ಸಂಬಳ, ಟೀ… ದಿನಾಂಕ, ಮೊತ್ತ, ವಿಧಾನ ಬರೆಯಿರಿ → Save.
ಸಲಹೆ: ಪ್ರತಿದಿನ ಸಂಜೆ ಖರ್ಚು ನಮೂದಿಸಿ – ತಿಂಗಳ ಕೊನೆಯ ವರದಿ ಸರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ.
13. ವರದಿಗಳು – ದಿನ / ವಾರ / ತಿಂಗಳು / ವರ್ಷ
↑ ಮೇಲೆ- Reports ತೆರೆಯಿರಿ → ವರದಿ ಆರಿಸಿ (Sales summary, Item-wise, GST, Collections, Outstanding, Expenses…).
- Today / This week / This month / This year ಬಟನ್ ಒತ್ತಿ ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ದಿನಾಂಕ ನಮೂದಿಸಿ.
- Collections = ಯಾವ ಕ್ಯಾಷಿಯರ್ ಎಷ್ಟು ನಗದು / UPI / ಕಾರ್ಡ್ ಪಡೆದರು – ಸಂಜೆ ಕ್ಯಾಶ್ ಡ್ರಾಯರ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಹೊಂದಿಸಿ.
- ಪ್ರತಿ ವರದಿಯನ್ನು Export CSV ಮೂಲಕ Excel ನಲ್ಲಿ ತೆರೆಯಬಹುದು – CA ಗೆ ಕಳುಹಿಸಬಹುದು.
- ಗಮನಿಸಿ: "Sales" ವಹಿವಾಟು, ಲಾಭವಲ್ಲ. "Profit (estimate)" ಖರೀದಿ ಬೆಲೆಯಿಂದ ಮಾಡಿದ ಅಂದಾಜು ಮಾತ್ರ.
14. ದೈನಂದಿನ ಕ್ರಮ (ಚೆಕ್‌ಲಿಸ್ಟ್)
↑ ಮೇಲೆ- ಬೆಳಿಗ್ಗೆ: ಲಾಗಿನ್ → Dashboard ನಲ್ಲಿ ಇಂದಿನ ಮಾರಾಟ, ಬಾಕಿ ಮತ್ತು ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳನ್ನು ನೋಡಿ.
- ದಿನವಿಡೀ: ಬಿಲ್ ಮಾಡಿ; ಸರಕು ಬಂದಾಗ Purchase ನಮೂದಿಸಿ.
- ಸಂಜೆ: Reports → Collections ಮೂಲಕ ನಗದು ಹೊಂದಿಸಿ, Expenses ನಮೂದಿಸಿ.
- ವಾರಕ್ಕೊಮ್ಮೆ: Backup & Restore → "Download backup now" → ಫೈಲ್ ಅನ್ನು Google Drive / ಪೆನ್ ಡ್ರೈವ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಿ.
15. ಮುಖ್ಯ ಅಂಶಗಳು
↑ ಮೇಲೆ- ಖಾತೆಯಲ್ಲಿ "Read-only" ಕಂಡರೆ ನವೀಕರಣ ಬಾಕಿ ಇದೆ – ಡೇಟಾ ಸುರಕ್ಷಿತ, ಹೊಸ ನಮೂದು ಮಾತ್ರ ಆಗುವುದಿಲ್ಲ. Digit Sparx ಗೆ ಕರೆ ಮಾಡಿ: +91 98187 54881.
- ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಬದಲಿಸಲು: ಮೇಲೆ ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರಿನ ಮೇಲೆ ಕ್ಲಿಕ್ → My profile & password.
- ಯಾವುದೇ ಸಮಸ್ಯೆ: Support ನಲ್ಲಿ ಟಿಕೆಟ್ ಹಾಕಿ ಅಥವಾ WhatsApp ಮಾಡಿ +91 70656 71504 / +91 98187 54881.
ಸಲಹೆ: ಡೆಮೊ ಖಾತೆಯಲ್ಲಿ (admin / admin123) ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್, ಯೂಸರ್ ಅಥವಾ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್ ಬದಲಿಸಲು ಅನುಮತಿ ಇಲ್ಲ – ಇದು ನೋಡಲು ಮಾತ್ರ.
Digit Sparx Pvt. Ltd. · ಸಹಾಯ ಬೇಕೆ? ಕರೆ / WhatsApp +91 98187 54881 · WhatsApp +91 70656 71504 · sales@digitsparx.com