ಹಂತ ಹಂತದ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ

MediPro – ಬಳಸುವ ವಿಧಾನ (SOP)

Medical Store & Pharmacy Billing. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕೆಲಸವನ್ನು ಸುಲಭ ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ವಿವರಿಸಲಾಗಿದೆ. ಮೇಲಿನಿಂದ ಕೆಳಗೆ ಓದಿ, ಅಥವಾ ನಿಮಗೆ ಬೇಕಾದ ಕೆಲಸದ ಮೇಲೆ ನೇರವಾಗಿ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ.

ಲಾಗಿನ್ / ಡೆಮೊ ನೋಡಿWhatsApp ನಲ್ಲಿ ಸಹಾಯ
🌐 ನಿಮ್ಮ ಭಾಷೆಯಲ್ಲಿ ಓದಿ
ENEnglishहिहिन्दीHIHinglishಕಕನ್ನಡததமிழ்
ವಿಷಯ ಸೂಚಿ · 13

1. ಲಾಗಿನ್ ಮಾಡುವುದು ಹೇಗೆ

↑ ಮೇಲೆ
  1. ನಿಮ್ಮ ಉತ್ಪನ್ನದ ಲಿಂಕ್ ತೆರೆಯಿರಿ (ಉದಾ: bizsuite.digitsparx.com/medipro/).
  2. Business ID ನಮೂದಿಸಿ – ಇದನ್ನು Digit Sparx ನಿಮಗೆ ನೀಡುತ್ತದೆ (ಡೆಮೊಗೆ: demo-medipro).
  3. Username ಮತ್ತು Password ನಮೂದಿಸಿ → Login. ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ನೋಡಲು 👁 ಕಣ್ಣಿನ ಬಟನ್ ಒತ್ತಿ.
  4. ಡೆಮೊ ನೋಡಬೇಕೆ? ಲಾಗಿನ್ ಪುಟದಲ್ಲಿ "Fill demo login" ಒತ್ತಿ – admin / admin123 ತಾನಾಗಿ ತುಂಬುತ್ತದೆ.
  5. 5 ಬಾರಿ ತಪ್ಪು ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಹಾಕಿದರೆ 15 ನಿಮಿಷ ಲಾಗಿನ್ ನಿಲ್ಲುತ್ತದೆ (ಭದ್ರತೆಗಾಗಿ).
ಸಲಹೆ: ನಿಮ್ಮ ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಯಾರಿಗೂ ಹೇಳಬೇಡಿ. ಪ್ರತಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಬೇರೆ ಯೂಸರ್ ಮಾಡಿ.

2. ಮೊದಲ ದಿನದ ಸೆಟಪ್ (ಒಮ್ಮೆ ಮಾತ್ರ)

↑ ಮೇಲೆ
  1. Business Settings ತೆರೆಯಿರಿ: ಅಂಗಡಿಯ ಹೆಸರು, ವಿಳಾಸ, ಫೋನ್, GSTIN, ರಾಜ್ಯ, ಲೋಗೋ, ಬ್ಯಾಂಕ್ / UPI ಮತ್ತು ಬಿಲ್ ಷರತ್ತುಗಳು → Save. ಇವೆಲ್ಲ ಪ್ರತಿ ಬಿಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಮುದ್ರಣವಾಗುತ್ತವೆ.
  2. Categories + Brands ರಚಿಸಿ – ಉದಾ: "Mobiles", "Accessories" ಅಥವಾ "Starters".
  3. ನಿಮ್ಮ ಐಟಂ / ಉತ್ಪನ್ನಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸಿ (ಕೆಳಗಿನ ಉತ್ಪನ್ನ ವಿಭಾಗ ನೋಡಿ).
  4. Suppliers ಮತ್ತು ಹಳೆಯ Customers ಸೇರಿಸಿ. ಹಳೆಯ ಬಾಕಿ ಇದ್ದರೆ Opening balance ನಲ್ಲಿ ಬರೆಯಿರಿ.
  5. ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ Users & Roles ನಲ್ಲಿ ಬೇರೆ ಲಾಗಿನ್ ಮಾಡಿ (Manager, Cashier…). ಪ್ರತಿ ರೋಲ್‌ಗೆ ಅದರ ಕೆಲಸದ ಪುಟಗಳು ಮಾತ್ರ ಕಾಣುತ್ತವೆ.

3. ಔಷಧಿಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸುವುದು

↑ ಮೇಲೆ
  1. Medicines → Add: ಹೆಸರು, ಸಂಯೋಜನೆ / ಸಾಲ್ಟ್ (ಇದರಿಂದಲೂ ಹುಡುಕಬಹುದು), ಪ್ಯಾಕ್, ತಯಾರಕ, Schedule (OTC / H / H1 / X), ರ್ಯಾಕ್, GST, MRP.
  2. ಪ್ರತಿ ಖರೀದಿಯಲ್ಲಿ Purchases ನ ಪ್ರತಿ ಸಾಲಿಗೆ ಬ್ಯಾಚ್ ಸಂಖ್ಯೆ, ಎಕ್ಸ್‌ಪೈರಿ ದಿನಾಂಕ, MRP ಕಡ್ಡಾಯವಾಗಿ ನಮೂದಿಸಿ.

4. ಔಷಧಿ ಬಿಲ್

↑ ಮೇಲೆ
  1. POS Billing → ಹೆಸರು ಅಥವಾ ಸಾಲ್ಟ್‌ನಿಂದ ಹುಡುಕಿ / ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡಿ.
  2. ಮೊದಲು ಅವಧಿ ಮೀರುವ ಬ್ಯಾಚ್ ಅನ್ನು ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ತಾನಾಗಿ ಆರಿಸುತ್ತದೆ (FEFO). ಬೇಕಾದರೆ ಬೇರೆ ಬ್ಯಾಚ್ ಆರಿಸಿ.
  3. ಅವಧಿ ಮೀರಿದ ಬ್ಯಾಚ್ ಮಾರಾಟವಾಗುವುದಿಲ್ಲ – ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ತಡೆಯುತ್ತದೆ.
  4. ಬಿಲ್‌ನಲ್ಲಿ Schedule H / H1 / X ಔಷಧಿ ಇದ್ದರೆ ವೈದ್ಯರ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಪ್ರಿಸ್ಕ್ರಿಪ್ಷನ್ ಸಂಖ್ಯೆ (ಮತ್ತು ರೋಗಿಯ ಹೆಸರು) ಕಡ್ಡಾಯ, ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಬಿಲ್ ಉಳಿಯುವುದಿಲ್ಲ.
ಸಲಹೆ: ಶೆಡ್ಯೂಲ್ ಔಷಧಿ ಮಾರುವ ಮೊದಲು ಫಾರ್ಮಸಿಸ್ಟ್ ಪ್ರಿಸ್ಕ್ರಿಪ್ಷನ್ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು.

5. Schedule H/H1 ರಿಜಿಸ್ಟರ್

↑ ಮೇಲೆ
  1. Schedule H/H1 Register → ದಿನಾಂಕ ಆರಿಸಿ → ರಿಜಿಸ್ಟರ್ ಕಾಣುತ್ತದೆ (ರೋಗಿ, ವೈದ್ಯ, Rx, ಔಷಧಿ, ಬ್ಯಾಚ್, ಪ್ರಮಾಣ). Print ಅಥವಾ Export CSV – ತಪಾಸಣೆಗೆ ಸಿದ್ಧ.

6. ಎಕ್ಸ್‌ಪೈರಿ ಎಚ್ಚರಿಕೆ

↑ ಮೇಲೆ
  1. Expiry Alerts / Batch-wise Stock ನಲ್ಲಿ 30 / 90 ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಅವಧಿ ಮೀರುವ ಮತ್ತು ಮೀರಿದ ಔಷಧಿಗಳು ಕಾಣುತ್ತವೆ. ಅವಧಿ ಮೀರಿದ ಸರಕನ್ನು Purchase return ಮೂಲಕ ವಿತರಕರಿಗೆ ಹಿಂತಿರುಗಿಸಿ.

7. ಪಾವತಿ, ಸಾಲ (ಖಾತೆ) ಮತ್ತು ಮುಂಗಡ

↑ ಮೇಲೆ
  1. ಬಿಲ್ ಮಾಡುವಾಗ ಪಾವತಿ ವಿಧಾನ ಆರಿಸಿ: Cash, UPI, Card, Bank, Cheque. ಸ್ವಲ್ಪ ನಗದು + ಸ್ವಲ್ಪ UPI ಆದರೆ "Split payment" ಒತ್ತಿ.
  2. ಪೂರ್ತಿ ಹಣ ಬಂದಿಲ್ಲವೆ? ಬಂದಷ್ಟು ಬರೆಯಿರಿ – ಉಳಿದದ್ದು ಸಾಲ ಆಗುತ್ತದೆ (ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಆರಿಸುವುದು ಅಗತ್ಯ; ವಾಕ್-ಇನ್ ಗ್ರಾಹಕರು ಪೂರ್ತಿ ಪಾವತಿಸಬೇಕು).
  3. ನಂತರ ಹಣ ಬಂದರೆ: Payments → Receive → ಗ್ರಾಹಕ / ಬಿಲ್ ಆರಿಸಿ → ಮೊತ್ತ → Save. ರಸೀದಿ ಸಂಖ್ಯೆ ತಾನಾಗಿ ಬರುತ್ತದೆ.
  4. ಗ್ರಾಹಕರು ಮುಂಗಡ ಕೊಟ್ಟರೆ: Payments → Receive → ಬಿಲ್ ಆರಿಸಬೇಡಿ (on account). ಮುಂದಿನ ಬಿಲ್‌ನಲ್ಲಿ "Use advance / credit" ಟಿಕ್ ಮಾಡಿ.
  5. ಗ್ರಾಹಕರ ಪುಟದಲ್ಲಿನ WhatsApp reminder ಬಟನ್‌ನಿಂದ ಬಾಕಿ ನೆನಪಿಸಬಹುದು.

8. ತಪ್ಪು ಬಿಲ್, ಹಿಂತಿರುಗಿಸುವಿಕೆ ಮತ್ತು ರದ್ದು

↑ ಮೇಲೆ
  1. ಉಳಿಸಿದ ಬಿಲ್ ಅಳಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ (GST ನಿಯಮ). ತಪ್ಪಾದರೆ ಬಿಲ್ ತೆರೆಯಿರಿ → "Cancel document" → ಕಾರಣ ಬರೆಯಿರಿ.
  2. ಬಿಲ್‌ಗೆ ಈಗಾಗಲೇ ಪಾವತಿ ಇದ್ದರೆ, ಮೊದಲು Payments ನಲ್ಲಿ ಆ ಪಾವತಿಯನ್ನು Void ಮಾಡಿ, ನಂತರ ಬಿಲ್ ರದ್ದು ಮಾಡಿ.
  3. ಗ್ರಾಹಕರು ಸರಕು ಹಿಂತಿರುಗಿಸಿದರೆ: ಬಿಲ್ ತೆರೆಯಿರಿ → "Return items (credit note)" → ಎಷ್ಟು ಬಂತು → ಹಣ ವಾಪಸ್ (ನಗದು / UPI) ಅಥವಾ ಕ್ರೆಡಿಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಿ. ಸ್ಟಾಕ್ ತಾನಾಗಿ ಮರಳುತ್ತದೆ.

9. ಬಿಲ್ ಪ್ರಿಂಟ್, PDF ಮತ್ತು WhatsApp

↑ ಮೇಲೆ
  1. ಉಳಿಸಿದ ತಕ್ಷಣ ಬಿಲ್ ಪುಟ ತೆರೆಯುತ್ತದೆ. Print = A4 ಪ್ರಿಂಟ್, PDF = ಡೌನ್‌ಲೋಡ್, WhatsApp = ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಸಂದೇಶ.
  2. ಹಳೆಯ ಬಿಲ್ ಹುಡುಕಲು: Invoices → ಹೆಸರು, ಮೊಬೈಲ್ ಅಥವಾ ಬಿಲ್ ಸಂಖ್ಯೆಯಿಂದ ಹುಡುಕಿ.

10. ಖರ್ಚುಗಳು (Expenses)

↑ ಮೇಲೆ
  1. Expenses → Add: ಬಾಡಿಗೆ, ವಿದ್ಯುತ್, ಸಂಬಳ, ಟೀ… ದಿನಾಂಕ, ಮೊತ್ತ, ವಿಧಾನ ಬರೆಯಿರಿ → Save.
ಸಲಹೆ: ಪ್ರತಿದಿನ ಸಂಜೆ ಖರ್ಚು ನಮೂದಿಸಿ – ತಿಂಗಳ ಕೊನೆಯ ವರದಿ ಸರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ.

11. ವರದಿಗಳು – ದಿನ / ವಾರ / ತಿಂಗಳು / ವರ್ಷ

↑ ಮೇಲೆ
  1. Reports ತೆರೆಯಿರಿ → ವರದಿ ಆರಿಸಿ (Sales summary, Item-wise, GST, Collections, Outstanding, Expenses…).
  2. Today / This week / This month / This year ಬಟನ್ ಒತ್ತಿ ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ದಿನಾಂಕ ನಮೂದಿಸಿ.
  3. Collections = ಯಾವ ಕ್ಯಾಷಿಯರ್ ಎಷ್ಟು ನಗದು / UPI / ಕಾರ್ಡ್ ಪಡೆದರು – ಸಂಜೆ ಕ್ಯಾಶ್ ಡ್ರಾಯರ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಹೊಂದಿಸಿ.
  4. ಪ್ರತಿ ವರದಿಯನ್ನು Export CSV ಮೂಲಕ Excel ನಲ್ಲಿ ತೆರೆಯಬಹುದು – CA ಗೆ ಕಳುಹಿಸಬಹುದು.
  5. ಗಮನಿಸಿ: "Sales" ವಹಿವಾಟು, ಲಾಭವಲ್ಲ. "Profit (estimate)" ಖರೀದಿ ಬೆಲೆಯಿಂದ ಮಾಡಿದ ಅಂದಾಜು ಮಾತ್ರ.

12. ದೈನಂದಿನ ಕ್ರಮ (ಚೆಕ್‌ಲಿಸ್ಟ್)

↑ ಮೇಲೆ
  1. ಬೆಳಿಗ್ಗೆ: ಲಾಗಿನ್ → Dashboard ನಲ್ಲಿ ಇಂದಿನ ಮಾರಾಟ, ಬಾಕಿ ಮತ್ತು ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳನ್ನು ನೋಡಿ.
  2. ದಿನವಿಡೀ: ಬಿಲ್ ಮಾಡಿ; ಸರಕು ಬಂದಾಗ Purchase ನಮೂದಿಸಿ.
  3. ಸಂಜೆ: Reports → Collections ಮೂಲಕ ನಗದು ಹೊಂದಿಸಿ, Expenses ನಮೂದಿಸಿ.
  4. ವಾರಕ್ಕೊಮ್ಮೆ: Backup & Restore → "Download backup now" → ಫೈಲ್ ಅನ್ನು Google Drive / ಪೆನ್ ಡ್ರೈವ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಿ.

13. ಮುಖ್ಯ ಅಂಶಗಳು

↑ ಮೇಲೆ
  1. ಖಾತೆಯಲ್ಲಿ "Read-only" ಕಂಡರೆ ನವೀಕರಣ ಬಾಕಿ ಇದೆ – ಡೇಟಾ ಸುರಕ್ಷಿತ, ಹೊಸ ನಮೂದು ಮಾತ್ರ ಆಗುವುದಿಲ್ಲ. Digit Sparx ಗೆ ಕರೆ ಮಾಡಿ: +91 98187 54881.
  2. ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಬದಲಿಸಲು: ಮೇಲೆ ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರಿನ ಮೇಲೆ ಕ್ಲಿಕ್ → My profile & password.
  3. ಯಾವುದೇ ಸಮಸ್ಯೆ: Support ನಲ್ಲಿ ಟಿಕೆಟ್ ಹಾಕಿ ಅಥವಾ WhatsApp ಮಾಡಿ +91 70656 71504 / +91 98187 54881.
ಸಲಹೆ: ಡೆಮೊ ಖಾತೆಯಲ್ಲಿ (admin / admin123) ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್, ಯೂಸರ್ ಅಥವಾ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್ ಬದಲಿಸಲು ಅನುಮತಿ ಇಲ್ಲ – ಇದು ನೋಡಲು ಮಾತ್ರ.

Digit Sparx Pvt. Ltd. · ಸಹಾಯ ಬೇಕೆ? ಕರೆ / WhatsApp +91 98187 54881 · WhatsApp +91 70656 71504 · sales@digitsparx.com