படிப்படியான வழிகாட்டி

HardwarePro – பயன்படுத்தும் முறை (SOP)

Hardware, Electrical & Sanitary Billing. ஒவ்வொரு வேலையும் எளிய படிகளில் விளக்கப்பட்டுள்ளது. மேலிருந்து கீழாகப் படியுங்கள், அல்லது உங்களுக்குத் தேவையான வேலையை நேரடியாகக் கிளிக் செய்யுங்கள்.

உள்நுழை / டெமோ பார்WhatsApp உதவி
🌐 உங்கள் மொழியில் படியுங்கள்
ENEnglishहिहिन्दीHIHinglishಕಕನ್ನಡததமிழ்
உள்ளடக்கம் · 12

1. உள்நுழைவது எப்படி

↑ மேலே
  1. உங்கள் தயாரிப்பு இணைப்பைத் திறக்கவும் (எ.கா: bizsuite.digitsparx.com/hardwarepro/).
  2. Business ID உள்ளிடவும் – இதை Digit Sparx உங்களுக்கு வழங்கும் (டெமோவுக்கு: demo-hardwarepro).
  3. Username மற்றும் Password உள்ளிட்டு → Login. கடவுச்சொல்லைப் பார்க்க 👁 கண் பட்டனை அழுத்தவும்.
  4. டெமோ பார்க்க வேண்டுமா? உள்நுழைவுப் பக்கத்தில் "Fill demo login" அழுத்தவும் – admin / admin123 தானாக நிரம்பும்.
  5. 5 முறை தவறான கடவுச்சொல் போட்டால் 15 நிமிடம் உள்நுழைவு நிறுத்தப்படும் (பாதுகாப்புக்காக).
குறிப்பு: உங்கள் கடவுச்சொல்லை யாரிடமும் சொல்லாதீர்கள். ஒவ்வொரு ஊழியருக்கும் தனி யூசர் உருவாக்குங்கள்.

2. முதல் நாள் அமைப்பு (ஒரு முறை மட்டும்)

↑ மேலே
  1. Business Settings திறக்கவும்: கடையின் பெயர், முகவரி, தொலைபேசி, GSTIN, மாநிலம், லோகோ, வங்கி / UPI மற்றும் பில் நிபந்தனைகள் → Save. இவை அனைத்தும் ஒவ்வொரு பில்லிலும் அச்சாகும்.
  2. Categories + Brands உருவாக்கவும் – எ.கா: "Mobiles", "Accessories" அல்லது "Starters".
  3. உங்கள் பொருட்கள் / தயாரிப்புகளைச் சேர்க்கவும் (கீழே உள்ள தயாரிப்புப் பகுதியைப் பார்க்கவும்).
  4. Suppliers மற்றும் பழைய Customers சேர்க்கவும். பழைய நிலுவை இருந்தால் Opening balance இல் எழுதவும்.
  5. ஊழியர்களுக்கு Users & Roles இல் தனி உள்நுழைவு உருவாக்கவும் (Manager, Cashier…). ஒவ்வொரு ரோலுக்கும் அதன் வேலைப் பக்கங்கள் மட்டுமே தெரியும்.

3. தயாரிப்புகள் மற்றும் அலகுகள் (கட்டு / சுருள் / பெட்டி)

↑ மேலே
  1. Products → Add: அடிப்படை அலகு (pcs / mtr / bag / ltr), அளவு, பொருள், GST.
  2. Units & Conversions அல்லது தயாரிப்புப் பக்கத்தில் பெரிய அலகைச் சேர்க்கவும்: 1 கட்டு = 10 pcs, 1 சுருள் = 90 மீ, 1 பெட்டி = 20 pcs, அதன் விலையுடன்.
  3. ஸ்டாக் எப்போதும் சிறிய அலகில் – 1 கட்டு விற்றால் மென்பொருள் 10 pcs குறைக்கும்.

4. கொட்டேஷன் → சலான் → பில்

↑ மேலே
  1. Quotations → New: வாடிக்கையாளர், பொருட்கள் (எந்த அலகிலும்), விலை → Print / WhatsApp.
  2. பொருளை முதலில் தளத்துக்கு அனுப்ப வேண்டுமா: Delivery Challans → New (ஸ்டாக் குறையும்).
  3. கொட்டேஷன் / சலானைத் திறந்து → Convert to invoice. சலானிலிருந்து போட்ட பில் மீண்டும் ஸ்டாக்கைக் குறைக்காது.

5. ஒப்பந்ததாரர் கடன்

↑ மேலே
  1. வாடிக்கையாளருக்கு credit limit அமைக்கவும். Customers & Credit இல் நிலுவை தெரியும்; பணம் Payments → Receive.
  2. Stock & Valuation: கிடங்கில் உள்ள பொருட்களின் மதிப்பு (கொள்முதல் விலையில்).

6. பணம் செலுத்துதல், கடன் (கணக்கு) மற்றும் முன்பணம்

↑ மேலே
  1. பில் போடும்போது பணம் செலுத்தும் முறையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்: Cash, UPI, Card, Bank, Cheque. கொஞ்சம் ரொக்கம் + கொஞ்சம் UPI என்றால் "Split payment" அழுத்தவும்.
  2. முழுப் பணம் வரவில்லையா? வந்த தொகையை எழுதுங்கள் – மீதி கடன் ஆகும் (வாடிக்கையாளரைத் தேர்ந்தெடுப்பது அவசியம்; வாக்-இன் வாடிக்கையாளர் முழுமையாகச் செலுத்த வேண்டும்).
  3. பின்னர் பணம் வந்தால்: Payments → Receive → வாடிக்கையாளர் / பில் தேர்வு → தொகை → Save. ரசீது எண் தானாக வரும்.
  4. வாடிக்கையாளர் முன்பணம் கொடுத்தால்: Payments → Receive → பில் தேர்வு செய்ய வேண்டாம் (on account). அடுத்த பில்லில் "Use advance / credit" டிக் செய்யவும்.
  5. வாடிக்கையாளர் பக்கத்தில் உள்ள WhatsApp reminder பட்டன் மூலம் நிலுவையை நினைவூட்டலாம்.

7. தவறான பில், திருப்புதல் மற்றும் ரத்து

↑ மேலே
  1. சேமித்த பில்லை நீக்க முடியாது (GST விதி). தவறு என்றால் பில்லைத் திறந்து → "Cancel document" → காரணம் எழுதவும்.
  2. பில்லுக்கு ஏற்கனவே பணம் வந்திருந்தால், முதலில் Payments இல் அந்தப் பணத்தை Void செய்து, பிறகு பில்லை ரத்து செய்யவும்.
  3. வாடிக்கையாளர் பொருளைத் திருப்பினால்: பில்லைத் திறந்து → "Return items (credit note)" → எவ்வளவு வந்தது → பணம் திருப்பு (ரொக்கம் / UPI) அல்லது கிரெடிட்டில் வைக்கவும். ஸ்டாக் தானாகத் திரும்பும்.

8. பில் அச்சு, PDF மற்றும் WhatsApp

↑ மேலே
  1. சேமித்தவுடன் பில் பக்கம் திறக்கும். Print = A4 அச்சு, PDF = பதிவிறக்கம், WhatsApp = வாடிக்கையாளருக்குச் செய்தி.
  2. பழைய பில்லைத் தேட: Invoices → பெயர், மொபைல் அல்லது பில் எண் மூலம் தேடவும்.

9. செலவுகள் (Expenses)

↑ மேலே
  1. Expenses → Add: வாடகை, மின்சாரம், சம்பளம், டீ… தேதி, தொகை, முறை எழுதவும் → Save.
குறிப்பு: தினமும் மாலை செலவுகளைப் பதிவு செய்யுங்கள் – மாத இறுதி அறிக்கை சரியாக இருக்கும்.

10. அறிக்கைகள் – நாள் / வாரம் / மாதம் / ஆண்டு

↑ மேலே
  1. Reports திறக்கவும் → அறிக்கையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (Sales summary, Item-wise, GST, Collections, Outstanding, Expenses…).
  2. Today / This week / This month / This year பட்டனை அழுத்தவும் அல்லது உங்கள் தேதியை உள்ளிடவும்.
  3. Collections = எந்தக் காசாளர் எவ்வளவு ரொக்கம் / UPI / கார்டு பெற்றார் – மாலையில் பணப் பெட்டியுடன் ஒப்பிடவும்.
  4. ஒவ்வொரு அறிக்கையையும் Export CSV மூலம் Excel இல் திறக்கலாம் – CA க்கு அனுப்பலாம்.
  5. கவனிக்க: "Sales" என்பது விற்றுமுதல், லாபம் அல்ல. "Profit (estimate)" கொள்முதல் விலையிலிருந்து கணக்கிட்ட மதிப்பீடு மட்டுமே.

11. தினசரி வழக்கம் (சரிபார்ப்புப் பட்டியல்)

↑ மேலே
  1. காலை: உள்நுழை → Dashboard இல் இன்றைய விற்பனை, நிலுவை மற்றும் எச்சரிக்கைகளைப் பார்க்கவும்.
  2. நாள் முழுவதும்: பில் போடுங்கள்; பொருள் வந்தால் Purchase பதிவு செய்யுங்கள்.
  3. மாலை: Reports → Collections மூலம் ரொக்கத்தைச் சரிபார்த்து, Expenses பதிவு செய்யுங்கள்.
  4. வாரம் ஒருமுறை: Backup & Restore → "Download backup now" → கோப்பை Google Drive / பென் டிரைவில் வைக்கவும்.

12. முக்கியக் குறிப்புகள்

↑ மேலே
  1. கணக்கில் "Read-only" தெரிந்தால் புதுப்பித்தல் நிலுவையில் உள்ளது – தரவு பாதுகாப்பாக உள்ளது, புதிய பதிவு மட்டும் முடியாது. Digit Sparx ஐ அழைக்கவும்: +91 98187 54881.
  2. கடவுச்சொல்லை மாற்ற: மேலே உங்கள் பெயரைக் கிளிக் → My profile & password.
  3. ஏதேனும் பிரச்சனை: Support இல் டிக்கெட் போடுங்கள் அல்லது WhatsApp +91 70656 71504 / +91 98187 54881.
குறிப்பு: டெமோ கணக்கில் (admin / admin123) கடவுச்சொல், யூசர் அல்லது அமைப்புகளை மாற்ற அனுமதி இல்லை – பார்வைக்கு மட்டும்.

Digit Sparx Pvt. Ltd. · உதவி வேண்டுமா? அழைப்பு / WhatsApp +91 98187 54881 · WhatsApp +91 70656 71504 · sales@digitsparx.com