स्टेप-बाय-स्टेप गाइड
HardwarePro – कैसे चलाएँ (SOP)
Hardware, Electrical & Sanitary Billing. हर काम आसान स्टेप्स में लिखा है। ऊपर से नीचे पढ़ते जाइए, या सीधे अपने काम पर क्लिक कीजिए।
विषय सूची · 12
1. लॉगिन कैसे करें
↑ ऊपर- अपने प्रोडक्ट का लिंक खोलें (जैसे bizsuite.digitsparx.com/hardwarepro/)।
- Business ID डालें – यह Digit Sparx आपको देता है (डेमो के लिए: demo-hardwarepro)।
- Username और Password डालें → Login। पासवर्ड देखने के लिए 👁 आँख वाला बटन दबाएँ।
- डेमो देखना है? लॉगिन पेज पर "Fill demo login" दबाएँ – admin / admin123 अपने आप भर जाएगा।
- 5 बार गलत पासवर्ड डालने पर 15 मिनट के लिए लॉगिन रुक जाता है (सुरक्षा के लिए)।
सुझाव: अपना पासवर्ड किसी को न बताएँ। हर स्टाफ़ के लिए अलग यूज़र बनाएँ।
2. पहले दिन का सेटअप (सिर्फ़ एक बार)
↑ ऊपर- Business Settings खोलें: दुकान का नाम, पता, फ़ोन, GSTIN, राज्य, लोगो, बैंक / UPI और बिल की शर्तें भरें → Save। यह सब हर बिल पर छपता है।
- Categories + Brands बना लें – जैसे "Mobiles", "Accessories" या "Starters"।
- अपने आइटम / प्रोडक्ट डालें (नीचे प्रोडक्ट वाला हिस्सा देखें)।
- Suppliers और पुराने Customers डाल दें। पुराना उधार हो तो Opening balance में लिखें।
- स्टाफ़ के लिए Users & Roles में अलग लॉगिन बनाएँ (Manager, Cashier…)। हर रोल को सिर्फ़ उसके काम के पेज दिखते हैं।
3. प्रोडक्ट और यूनिट (बंडल / कॉइल / बॉक्स)
↑ ऊपर- Products → Add: बेस यूनिट (pcs / mtr / bag / ltr), साइज़, मटीरियल, GST।
- Units & Conversions या प्रोडक्ट पेज पर बड़ी यूनिट जोड़ें: 1 बंडल = 10 pcs, 1 कॉइल = 90 मी., 1 बॉक्स = 20 pcs, और उसका रेट।
- स्टॉक हमेशा छोटी यूनिट में रहता है – बंडल में बेचें तो सॉफ़्टवेयर 10 pcs कम करेगा।
4. कोटेशन → चालान → बिल
↑ ऊपर- Quotations → New: ग्राहक, आइटम (किसी भी यूनिट में), रेट → Print / WhatsApp।
- सामान पहले साइट पर भेजना है: Delivery Challans → New (स्टॉक कम होता है)।
- कोटेशन / चालान खोलें → Convert to invoice। चालान से बना बिल दोबारा स्टॉक कम नहीं करता।
5. ठेकेदार का उधार
↑ ऊपर- ग्राहक में credit limit डालें। Customers & Credit में बकाया दिखता है, पैसा Payments → Receive।
- Stock & Valuation: गोदाम में कितने का माल है (खरीद रेट से)।
6. पेमेंट, उधार (खाता) और एडवांस
↑ ऊपर- बिल बनाते समय पेमेंट का तरीका चुनें: Cash, UPI, Card, Bank, Cheque। थोड़ा कैश + थोड़ा UPI हो तो "Split payment" दबाएँ।
- पूरा पैसा नहीं मिला? जितना मिला उतना लिखें – बाकी उधार बन जाता है (ग्राहक चुनना ज़रूरी है; वॉक-इन ग्राहक को पूरा पैसा देना होता है)।
- बाद में पैसा आए: Payments → Receive → ग्राहक / बिल चुनें → राशि → Save। रसीद नंबर अपने आप बनता है।
- ग्राहक ने एडवांस दिया: Payments → Receive → बिल न चुनें (on account)। अगले बिल पर "Use advance / credit" टिक करें।
- ग्राहक के पेज पर WhatsApp reminder बटन से उधार की याद दिला सकते हैं।
7. गलत बिल, वापसी और कैंसल
↑ ऊपर- सेव किया हुआ बिल डिलीट नहीं होता (GST नियम)। गलती हो तो बिल खोलें → "Cancel document" → कारण लिखें।
- अगर बिल पर पेमेंट हो चुका है, तो पहले Payments में उस पेमेंट को Void करें, फिर बिल कैंसल करें।
- ग्राहक सामान लौटाए: बिल खोलें → "Return items (credit note)" → कितना लौटा → पैसा वापस (कैश / UPI) या क्रेडिट में रखें। स्टॉक अपने आप वापस आता है।
8. बिल प्रिंट, PDF और WhatsApp
↑ ऊपर- बिल सेव करते ही बिल पेज खुलता है। Print = A4 प्रिंट, PDF = डाउनलोड, WhatsApp = ग्राहक को मैसेज।
- पुराना बिल ढूँढना: Invoices → नाम, मोबाइल या बिल नंबर से खोजें।
9. खर्चे (Expenses)
↑ ऊपर- Expenses → Add: किराया, बिजली, वेतन, चाय-पानी… तारीख, राशि, तरीका लिखें → Save।
सुझाव: रोज़ शाम को खर्चे डालें – महीने के अंत में रिपोर्ट सही आएगी।
10. रिपोर्ट – दिन / सप्ताह / महीना / साल
↑ ऊपर- Reports खोलें → रिपोर्ट चुनें (Sales summary, Item-wise, GST, Collections, Outstanding, Expenses…)।
- Today / This week / This month / This year बटन दबाएँ या अपनी तारीख डालें।
- Collections = किस कैशियर ने कितना कैश / UPI / कार्ड लिया – शाम को गल्ले से मिलाएँ।
- हर रिपोर्ट Export CSV से Excel में खुलती है – CA को भेज सकते हैं।
- ध्यान दें: "Sales" टर्नओवर है, मुनाफ़ा नहीं। "Profit (estimate)" सिर्फ़ खरीद कीमत से अनुमान है।
11. रोज़ का रूटीन (चेकलिस्ट)
↑ ऊपर- सुबह: लॉगिन → Dashboard पर आज की बिक्री, उधार और अलर्ट देखें।
- दिन भर: बिल बनाएँ, माल आए तो Purchase एंट्री करें।
- शाम: Reports → Collections से कैश मिलाएँ, Expenses डालें।
- हफ़्ते में एक बार: Backup & Restore → "Download backup now" → फ़ाइल Google Drive / पेन-ड्राइव में रखें।
12. ज़रूरी बातें
↑ ऊपर- अकाउंट में "Read-only" दिखे तो रिन्यूअल बाकी है – डेटा सुरक्षित है, सिर्फ़ नई एंट्री नहीं होगी। Digit Sparx को कॉल करें: +91 98187 54881।
- पासवर्ड बदलना: ऊपर अपने नाम पर क्लिक → My profile & password।
- कोई समस्या: Support में टिकट डालें या WhatsApp करें +91 70656 71504 / +91 98187 54881।
सुझाव: डेमो अकाउंट (admin / admin123) में पासवर्ड, यूज़र और सेटिंग बदलने की अनुमति नहीं है – यह सिर्फ़ देखने के लिए है।
Digit Sparx Pvt. Ltd. · मदद चाहिए? कॉल / WhatsApp +91 98187 54881 · WhatsApp +91 70656 71504 · sales@digitsparx.com