ಹಂತ ಹಂತದ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ
GarmentPro – ಬಳಸುವ ವಿಧಾನ (SOP)
Garments & Boutique Billing. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕೆಲಸವನ್ನು ಸುಲಭ ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ವಿವರಿಸಲಾಗಿದೆ. ಮೇಲಿನಿಂದ ಕೆಳಗೆ ಓದಿ, ಅಥವಾ ನಿಮಗೆ ಬೇಕಾದ ಕೆಲಸದ ಮೇಲೆ ನೇರವಾಗಿ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ.
ವಿಷಯ ಸೂಚಿ · 13
1. ಲಾಗಿನ್ ಮಾಡುವುದು ಹೇಗೆ
↑ ಮೇಲೆ- ನಿಮ್ಮ ಉತ್ಪನ್ನದ ಲಿಂಕ್ ತೆರೆಯಿರಿ (ಉದಾ: bizsuite.digitsparx.com/garmentpro/).
- Business ID ನಮೂದಿಸಿ – ಇದನ್ನು Digit Sparx ನಿಮಗೆ ನೀಡುತ್ತದೆ (ಡೆಮೊಗೆ: demo-garmentpro).
- Username ಮತ್ತು Password ನಮೂದಿಸಿ → Login. ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ನೋಡಲು 👁 ಕಣ್ಣಿನ ಬಟನ್ ಒತ್ತಿ.
- ಡೆಮೊ ನೋಡಬೇಕೆ? ಲಾಗಿನ್ ಪುಟದಲ್ಲಿ "Fill demo login" ಒತ್ತಿ – admin / admin123 ತಾನಾಗಿ ತುಂಬುತ್ತದೆ.
- 5 ಬಾರಿ ತಪ್ಪು ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಹಾಕಿದರೆ 15 ನಿಮಿಷ ಲಾಗಿನ್ ನಿಲ್ಲುತ್ತದೆ (ಭದ್ರತೆಗಾಗಿ).
ಸಲಹೆ: ನಿಮ್ಮ ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಯಾರಿಗೂ ಹೇಳಬೇಡಿ. ಪ್ರತಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಬೇರೆ ಯೂಸರ್ ಮಾಡಿ.
2. ಮೊದಲ ದಿನದ ಸೆಟಪ್ (ಒಮ್ಮೆ ಮಾತ್ರ)
↑ ಮೇಲೆ- Business Settings ತೆರೆಯಿರಿ: ಅಂಗಡಿಯ ಹೆಸರು, ವಿಳಾಸ, ಫೋನ್, GSTIN, ರಾಜ್ಯ, ಲೋಗೋ, ಬ್ಯಾಂಕ್ / UPI ಮತ್ತು ಬಿಲ್ ಷರತ್ತುಗಳು → Save. ಇವೆಲ್ಲ ಪ್ರತಿ ಬಿಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಮುದ್ರಣವಾಗುತ್ತವೆ.
- Categories + Brands ರಚಿಸಿ – ಉದಾ: "Mobiles", "Accessories" ಅಥವಾ "Starters".
- ನಿಮ್ಮ ಐಟಂ / ಉತ್ಪನ್ನಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸಿ (ಕೆಳಗಿನ ಉತ್ಪನ್ನ ವಿಭಾಗ ನೋಡಿ).
- Suppliers ಮತ್ತು ಹಳೆಯ Customers ಸೇರಿಸಿ. ಹಳೆಯ ಬಾಕಿ ಇದ್ದರೆ Opening balance ನಲ್ಲಿ ಬರೆಯಿರಿ.
- ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ Users & Roles ನಲ್ಲಿ ಬೇರೆ ಲಾಗಿನ್ ಮಾಡಿ (Manager, Cashier…). ಪ್ರತಿ ರೋಲ್‌ಗೆ ಅದರ ಕೆಲಸದ ಪುಟಗಳು ಮಾತ್ರ ಕಾಣುತ್ತವೆ.
3. ಬಟ್ಟೆಗಳು – ಸೈಜ್ ಮತ್ತು ಬಣ್ಣದೊಂದಿಗೆ
↑ ಮೇಲೆ- Products & Variants → Add: ಸ್ಟೈಲ್ ಹೆಸರು (ಉದಾ "Cotton T-Shirt"), ಬೆಲೆ, GST, ಬಟ್ಟೆಯ ವಿಧ.
- ಉತ್ಪನ್ನ ತೆರೆಯಿರಿ → Create variants: ಸೈಜ್‌ಗಳು (S,M,L,XL) ಮತ್ತು ಬಣ್ಣಗಳು (Black,White). ಪ್ರತಿ ಸೈಜ್-ಬಣ್ಣಕ್ಕೆ ಬೇರೆ ಬಾರ್‌ಕೋಡ್ ಮತ್ತು ಸ್ಟಾಕ್.
- Barcode Labels ನಿಂದ ಲೇಬಲ್ ಪ್ರಿಂಟ್ ಮಾಡಿ; Purchases ನಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿ ವೇರಿಯೆಂಟ್‌ನ ಸ್ಟಾಕ್ ಸೇರಿಸಿ.
4. ವೇಗದ POS ಬಿಲ್
↑ ಮೇಲೆ- POS Billing ತೆರೆಯಿರಿ → ಬಾರ್‌ಕೋಡ್ ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡಿ. ಅದೇ ಐಟಂ ಮತ್ತೆ ಸ್ಕ್ಯಾನ್ = ಪ್ರಮಾಣ +1.
- Full amount ಒತ್ತಿ → Save & print bill.
5. ವಿನಿಮಯ / ಹಿಂತಿರುಗಿಸುವಿಕೆ
↑ ಮೇಲೆ- Exchange & Returns → ಹಳೆಯ ಬಿಲ್ ತೆರೆಯಿರಿ → Return items → ಪ್ರಮಾಣ → ಕ್ರೆಡಿಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಿ (ವಿನಿಮಯ) ಅಥವಾ ಹಣ ವಾಪಸ್.
- ಹೊಸ ಬಿಲ್ ಮಾಡಿ ಮತ್ತು "Use advance / credit" ಟಿಕ್ ಮಾಡಿ.
6. ಕಡಿಮೆ ಸ್ಟಾಕ್ ಎಚ್ಚರಿಕೆ
↑ ಮೇಲೆ- Stock & Alerts ನಲ್ಲಿ ಮುಗಿಯುತ್ತಿರುವ ಸೈಜ್ / ಬಣ್ಣಗಳು ಕಾಣುತ್ತವೆ – ಸಮಯಕ್ಕೆ ಆರ್ಡರ್ ಮಾಡಿ.
7. ಪಾವತಿ, ಸಾಲ (ಖಾತೆ) ಮತ್ತು ಮುಂಗಡ
↑ ಮೇಲೆ- ಬಿಲ್ ಮಾಡುವಾಗ ಪಾವತಿ ವಿಧಾನ ಆರಿಸಿ: Cash, UPI, Card, Bank, Cheque. ಸ್ವಲ್ಪ ನಗದು + ಸ್ವಲ್ಪ UPI ಆದರೆ "Split payment" ಒತ್ತಿ.
- ಪೂರ್ತಿ ಹಣ ಬಂದಿಲ್ಲವೆ? ಬಂದಷ್ಟು ಬರೆಯಿರಿ – ಉಳಿದದ್ದು ಸಾಲ ಆಗುತ್ತದೆ (ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಆರಿಸುವುದು ಅಗತ್ಯ; ವಾಕ್-ಇನ್ ಗ್ರಾಹಕರು ಪೂರ್ತಿ ಪಾವತಿಸಬೇಕು).
- ನಂತರ ಹಣ ಬಂದರೆ: Payments → Receive → ಗ್ರಾಹಕ / ಬಿಲ್ ಆರಿಸಿ → ಮೊತ್ತ → Save. ರಸೀದಿ ಸಂಖ್ಯೆ ತಾನಾಗಿ ಬರುತ್ತದೆ.
- ಗ್ರಾಹಕರು ಮುಂಗಡ ಕೊಟ್ಟರೆ: Payments → Receive → ಬಿಲ್ ಆರಿಸಬೇಡಿ (on account). ಮುಂದಿನ ಬಿಲ್‌ನಲ್ಲಿ "Use advance / credit" ಟಿಕ್ ಮಾಡಿ.
- ಗ್ರಾಹಕರ ಪುಟದಲ್ಲಿನ WhatsApp reminder ಬಟನ್‌ನಿಂದ ಬಾಕಿ ನೆನಪಿಸಬಹುದು.
8. ತಪ್ಪು ಬಿಲ್, ಹಿಂತಿರುಗಿಸುವಿಕೆ ಮತ್ತು ರದ್ದು
↑ ಮೇಲೆ- ಉಳಿಸಿದ ಬಿಲ್ ಅಳಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ (GST ನಿಯಮ). ತಪ್ಪಾದರೆ ಬಿಲ್ ತೆರೆಯಿರಿ → "Cancel document" → ಕಾರಣ ಬರೆಯಿರಿ.
- ಬಿಲ್‌ಗೆ ಈಗಾಗಲೇ ಪಾವತಿ ಇದ್ದರೆ, ಮೊದಲು Payments ನಲ್ಲಿ ಆ ಪಾವತಿಯನ್ನು Void ಮಾಡಿ, ನಂತರ ಬಿಲ್ ರದ್ದು ಮಾಡಿ.
- ಗ್ರಾಹಕರು ಸರಕು ಹಿಂತಿರುಗಿಸಿದರೆ: ಬಿಲ್ ತೆರೆಯಿರಿ → "Return items (credit note)" → ಎಷ್ಟು ಬಂತು → ಹಣ ವಾಪಸ್ (ನಗದು / UPI) ಅಥವಾ ಕ್ರೆಡಿಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಿ. ಸ್ಟಾಕ್ ತಾನಾಗಿ ಮರಳುತ್ತದೆ.
9. ಬಿಲ್ ಪ್ರಿಂಟ್, PDF ಮತ್ತು WhatsApp
↑ ಮೇಲೆ- ಉಳಿಸಿದ ತಕ್ಷಣ ಬಿಲ್ ಪುಟ ತೆರೆಯುತ್ತದೆ. Print = A4 ಪ್ರಿಂಟ್, PDF = ಡೌನ್‌ಲೋಡ್, WhatsApp = ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಸಂದೇಶ.
- ಹಳೆಯ ಬಿಲ್ ಹುಡುಕಲು: Invoices → ಹೆಸರು, ಮೊಬೈಲ್ ಅಥವಾ ಬಿಲ್ ಸಂಖ್ಯೆಯಿಂದ ಹುಡುಕಿ.
10. ಖರ್ಚುಗಳು (Expenses)
↑ ಮೇಲೆ- Expenses → Add: ಬಾಡಿಗೆ, ವಿದ್ಯುತ್, ಸಂಬಳ, ಟೀ… ದಿನಾಂಕ, ಮೊತ್ತ, ವಿಧಾನ ಬರೆಯಿರಿ → Save.
ಸಲಹೆ: ಪ್ರತಿದಿನ ಸಂಜೆ ಖರ್ಚು ನಮೂದಿಸಿ – ತಿಂಗಳ ಕೊನೆಯ ವರದಿ ಸರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ.
11. ವರದಿಗಳು – ದಿನ / ವಾರ / ತಿಂಗಳು / ವರ್ಷ
↑ ಮೇಲೆ- Reports ತೆರೆಯಿರಿ → ವರದಿ ಆರಿಸಿ (Sales summary, Item-wise, GST, Collections, Outstanding, Expenses…).
- Today / This week / This month / This year ಬಟನ್ ಒತ್ತಿ ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ದಿನಾಂಕ ನಮೂದಿಸಿ.
- Collections = ಯಾವ ಕ್ಯಾಷಿಯರ್ ಎಷ್ಟು ನಗದು / UPI / ಕಾರ್ಡ್ ಪಡೆದರು – ಸಂಜೆ ಕ್ಯಾಶ್ ಡ್ರಾಯರ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಹೊಂದಿಸಿ.
- ಪ್ರತಿ ವರದಿಯನ್ನು Export CSV ಮೂಲಕ Excel ನಲ್ಲಿ ತೆರೆಯಬಹುದು – CA ಗೆ ಕಳುಹಿಸಬಹುದು.
- ಗಮನಿಸಿ: "Sales" ವಹಿವಾಟು, ಲಾಭವಲ್ಲ. "Profit (estimate)" ಖರೀದಿ ಬೆಲೆಯಿಂದ ಮಾಡಿದ ಅಂದಾಜು ಮಾತ್ರ.
12. ದೈನಂದಿನ ಕ್ರಮ (ಚೆಕ್‌ಲಿಸ್ಟ್)
↑ ಮೇಲೆ- ಬೆಳಿಗ್ಗೆ: ಲಾಗಿನ್ → Dashboard ನಲ್ಲಿ ಇಂದಿನ ಮಾರಾಟ, ಬಾಕಿ ಮತ್ತು ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳನ್ನು ನೋಡಿ.
- ದಿನವಿಡೀ: ಬಿಲ್ ಮಾಡಿ; ಸರಕು ಬಂದಾಗ Purchase ನಮೂದಿಸಿ.
- ಸಂಜೆ: Reports → Collections ಮೂಲಕ ನಗದು ಹೊಂದಿಸಿ, Expenses ನಮೂದಿಸಿ.
- ವಾರಕ್ಕೊಮ್ಮೆ: Backup & Restore → "Download backup now" → ಫೈಲ್ ಅನ್ನು Google Drive / ಪೆನ್ ಡ್ರೈವ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಿ.
13. ಮುಖ್ಯ ಅಂಶಗಳು
↑ ಮೇಲೆ- ಖಾತೆಯಲ್ಲಿ "Read-only" ಕಂಡರೆ ನವೀಕರಣ ಬಾಕಿ ಇದೆ – ಡೇಟಾ ಸುರಕ್ಷಿತ, ಹೊಸ ನಮೂದು ಮಾತ್ರ ಆಗುವುದಿಲ್ಲ. Digit Sparx ಗೆ ಕರೆ ಮಾಡಿ: +91 98187 54881.
- ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್ ಬದಲಿಸಲು: ಮೇಲೆ ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರಿನ ಮೇಲೆ ಕ್ಲಿಕ್ → My profile & password.
- ಯಾವುದೇ ಸಮಸ್ಯೆ: Support ನಲ್ಲಿ ಟಿಕೆಟ್ ಹಾಕಿ ಅಥವಾ WhatsApp ಮಾಡಿ +91 70656 71504 / +91 98187 54881.
ಸಲಹೆ: ಡೆಮೊ ಖಾತೆಯಲ್ಲಿ (admin / admin123) ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್, ಯೂಸರ್ ಅಥವಾ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್ ಬದಲಿಸಲು ಅನುಮತಿ ಇಲ್ಲ – ಇದು ನೋಡಲು ಮಾತ್ರ.
Digit Sparx Pvt. Ltd. · ಸಹಾಯ ಬೇಕೆ? ಕರೆ / WhatsApp +91 98187 54881 · WhatsApp +91 70656 71504 · sales@digitsparx.com